Prawidłowo wdrożony system ERP będzie usprawniać działanie Twojej firmy. Aby tak się jednak stało, musi zostać spełnione kilka warunków. Jeśli masz sprawdzoną ekipę do wdrożenia Odoo - połowa pracy już za Tobą! Teraz nadszedł czas na przygotowania, które musisz przeprowadzić wraz ze swoimi współpracownikami.
Analiza przedwdrożeniowa
Żeby wdrożenie Odoo przebiegło szybko i sprawnie, musisz przeprowadzić analizy i przygotowania wewnątrz Twojej firmy.
Działania, które musisz przeprowadzić - firma
Zanim zdecydujesz się na wdrożenie Odoo, musisz krytycznie przyjrzeć się temu, jak obecnie działa Twoja firma. Dla skutecznego wprowadzenia nowego systemu ERP, kluczowa jest dla nas wiedza o tym, z jakich systemów aktualnie korzystasz, aby wykonać swoje zadania. Z jednej strony będzie to informacja na temat tego, jak duże jest Twoje doświadczenie z aplikacjami, przeznaczonymi do wykonywania poszczególnych zadań. Jeżeli na co dzień korzystasz np. Z Outlooka do wysyłania zamówień, Worda do tworzenia ofert czy Skypa do wewnętrznej komunikacji w firmie – wypisz to. Linkedin, Wordpress, Magento, Google Analytics czy Excel - te i inne programy i aplikacje jesteśmy w stanie zastąpić modułami w Odoo.
Gdy wskażesz już na jakich systemach obecnie pracujesz i jakie są ich wady i zalety, musisz ocenić aktualny stan Twojej firmy. Ilu masz pracowników, jak są podzieleni na zespoły i na jakich warunkach ze sobą współpracują. Wskaż, na jakie rynki trafiasz, gdzie mimo starań wciąż nie możesz dotrzeć. Rozpisz wszystkie działania, jakie podejmuje Twoja firma i wyszczególnij procesy związane z:
rozwojem produktu/usługi,
sprzedażą,
realizacją zamówienia,
zaopatrzeniem,
produkcją/serwisem,
dystrybucją.
Przeprowadzając analizę, wyodrębnij wszystkie działania, jakie prowadzi Twoja firma (np. jeśli jesteś firmą produkcyjna, wyodrębnij procesy produkcyjne - czyli wykonawcze oraz niewykonawcze - czyli biznesowe), udokumentuj je i opisz. Wskaż, kto wykonuje jakie działania, który dział za co odpowiada. Wyznacz osoby personalnie odpowiedzialne za realizację poszczególnych grup czynności.
Dogłębna analiza stanu Twojej firmy, pomoże Ci wyodrębnić tzw. pain points - czyli obszary do poprawy, których polepszenie znacząco wpłynie na poprawę funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz success points - czyli przestrzeń, w której Twoja firma ma poprawnie wypracowane schematy, których nie trzeba ulepszać, a jedynie usprawnić. Dzięki temu łatwiej określisz czytelny obraz organizacji w zdefiniowanym nowym modelu biznesowym - czyli to, do czego Twoja firma dąży. To pozwoli nam dobrać najlepsze dla Ciebie funkcjonalności Odoo. Na tym etapie ważne jest także określenie przybliżonego budżetu, jaki możesz przeznaczyć na wdrożenie oraz czasu, jaki może ono trwać.
Działania, które musisz przeprowadzić - współpracownicy
Gdy już dogłębnie przeanalizujesz stan Twojej firmy, wyodrębnisz swoje cele, silne i słabe punkty - przejdź do kwestii związanych ze współpracownikami.
Na samym początku określ osobę kontaktową (pełnomocnika) w kwestii wdrożenia Odoo - SPoC (Single Point of Contact). To z nimi będzie konsultował się nasz SPoC, omawiał wszystkie decyzje, czy drobne zmiany. To jedna z najważniejszych osób, która będzie ogólnie znała cały system, mimo iż docelowo będzie pracowała tylko w swoim module. Musisz wskazać także osobę Inwestora - zazwyczaj jest nią właściciel firmy, lub inna osoba, która decyduje o budżecie.
Następnie przyjrzyj się strukturze swoich działów wewnętrznych. Każdy z nich ma osobę stojącą na czele - managera, lidera czy kierownika - który będzie naszym Kluczowym Użytkownikiem. To on jest w stanie podpowiedzieć, jakie funkcjonalności są niezbędne do pracy jego działu. Musimy poznać także liczbę Innych Użytkowników, których trzeba będzie przeszkolić. Każdy współpracownik musi znać swoją rolę we wdrażaniu, a każdy dział, który będzie miał styczność z systemem w swojej pracy, powinien być zaangażowany w jego wprowadzanie w życie. To znacznie ułatwia późniejszą naukę oraz pomaga rozwiać ewentualne wątpliwości lub strach przed zmianami już na wczesnym etapie prac.
Zanim zdecydujesz się na wdrożenie Odoo, przeanalizuj także strukturę swojej firmy pod kątem pojedynczych pracowników. Czasem niektórzy z nich pełnią funkcje pośrednie i nie są ściśle przypisani do konkretnych działów. Przed wdrożeniem systemu trzeba przyporządkować ich do poszczególnych działów, by potem odpowiednio ich przeszkolić.
Działania, które musisz przeprowadzić - klienci
Trzecim, jednak nie najmniej ważnym elementem, na którym musisz się skupić przed wdrożeniem Odoo, są klienci. Jeśli posiadasz strategię marketingową firmy, przeanalizuj ją. Jeśli nie - może czas ją stworzyć? Zastanów się nad tym, do jakich klientów kierujesz swoje usługi. Kim są, czym się zajmują. Jak skutecznie można do nich dotrzeć? Jakie kanały komunikacji są Ci niezbędne, żebyś skutecznie kierował do nich swoje produkty lub usługi? Odpowiedź na te pytania pomoże nam dobrać odpowiednie moduły do wdrożenia, a Tobie - skutecznie z nich korzystać.
Ogromnym plusem Odoo jest to, że nie musisz dokonywać zmian w Twojej firmie, by dopasować się do oprogramowania - ale my musimy dobrze ją poznać, żeby dopasować je do Ciebie. Analiza powyżej opisanych trzech podstawowych grup zagadnień jest niezbędna do skutecznego wdrożenia Odoo. Obiektywne, krytyczne spojrzenie na całokształt Twojej firmy się opłaci - nie tylko z punktu widzenia systemu ERP, ale także wewnętrznej oceny skuteczności Twoich działań. Jeśli masz jakiekolwiek problemy z wymaganą analizą - zgłoś się do nas. Chętnie Ci pomożemy!